YAYCILI KARDEŞLER PAZARLAMA TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

GENEL AYDINLATMA METNİ

 

İş bu “Aydınlatma Metni” kişisel verilerini işlediğimiz stajyer yakını, çalışan yakını, hissedar, tedarikçi, tedarikçi çalışanı/yetkilileri, ürün veya hizmet alan/potansiyel kişi, ürün veya hizmet alan kişi çalışanı/yetkilileri, ziyaretçiler için hazırlanmıştır.

Yaycılı Kardeşler Pazarlama Ticaret Limited Şirketi (Bundan sonra “Şirket”olarak anılacaktır) olarak sizleri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Bundan sonra “KVKK” olarak anılacaktır.) kapsamında kişisel verilerinizin işlenmesive ilgili haklarınız konusunda bilgilendirmek istiyoruz.

 

I- Veri Sorumlusu

Şirket; “www.yaycili.com” web sitesi ile “Cumhuriyet Mah. Buzhane Sok.No:8/1 Merkez/IĞDIR” adresinde faaliyet göstermekte olup;finans, fiziksel mekân güvenliği,iletişim,kimlik, mesleki deneyim, müşteri işlemve özlük verilerinden oluşan kişisel verilerinizi KVKK kapsamında veri sorumlusu olarak işlemekteyiz.

 

II-Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

Kişisel verileriniz; acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, çalışan adayı / stajyer / öğrenci seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi, çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi,çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi,eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, fiziksel mekân güvenliğinin temini, görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi,iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, insan kaynakları süreçlerinin planlanması, iş sağlığı/güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi,iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi, lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi, mal/hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi,müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,ürün / hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi, veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi ve yönetim faaliyetlerinin yürütülmesiamaçları dâhilinde işlenecektir.

 

III- İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Kişisel verileriniz yasal yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıyla; çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi, mal hizmet satınalım/satış süreci, iletişim, lojistik, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi amaçlarıyla avukatlık, muhasebe bürosu ve gümrük müşavirlik firmasından oluşan tedarikçilerimiz ile paylaşılabilecektir.

 

IV-Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen; hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, kanunlarda öngörülmesi, sözleşme imzalanması ve veri sorumlusunun meşru menfaatleri hukuki sebeplerine dayanılarak otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda elde edilmektedir. Bu kapsamda telefon araması, yüzyüze iletişime geçilmesi, sözleşme imzalanması, fatura düzenlenmesivbyollar ile otomatik olmayan yöntemlerle; ortak alan ve çalışma alanlarında bulunan kamera kayıt sistemi ve e-mail iletimi aracılığıyla otomatik yöntemlerle işlenmektedir.

 

V-KVKK’nın 11. Maddesi Kapsamındaki Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında “İlgili kişinin hakları” başlığı altında yer alan haklarınız ile ilgili taleplerinizi Başvuru Form'unda belirtilen bütün bilgileri doldurmak suretiyle KVKK’nın 11. maddesi ile 13. maddesinin 1.fıkrası ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince;

a-)“Bağlar Mahallesi Hamza Gölali Caddesi No:18/7 Merkez/IĞDIR” adresindeki şirket merkezimize bizzat gelerek,

b-)Kimliğinizi tespit edebilmek ve yanlış kişilere bilgi vermemek adına merkez adresimize yazılı olarak noter aracılığı ile veya iadeli taahhütlü mektup göndererek,

c-)Şirketimize bildirilen ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle “muhasebe@yaycili.com.tr” adresine elektronik posta göndererek veya gelecekte Kurul’un belirleyeceği diğer yöntemlerle iletebilirsiniz.

 

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. 

 

 

YAYCILI KARDEŞLER PAZARLAMA TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU

KAPSAMINDA İLGİLİ KİŞİ BAŞVURU FORMU

 

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVKK” olarak anılacaktır.) “ilgili kişi” olarak tanımlanan kişisel veri sahiplerine (“Başvuru Sahibi” olarak anılacaktır.), KVKK’nın 11. maddesi kapsamında aşağıdaki haklar tanınmıştır:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVKK ile ilgili diğer kanun ve sair mevzuat hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle şahsınız aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Söz konusu haklarınızı aşağıdaki yöntem ve şekiller ile kullanabilirsiniz.

	YÖNTEM / USUL	ADRES	AÇIKLAMA
Yazılı Başvuru	Islak imzalı olarak şahsenveya noter kanalı ile yapılabilecektir.	Cumhuriyet Mah. Buzhane Sok.No:8/1 Merkez/IĞDIR	İşbu formda yer alan ilgili bilgi ve belgeler belirtilerek gereği yerine getirilecek ve başvuru formu zarfı / tebligatı üzerine “KVKK İlgili Kişi Başvurusu” yazılacaktır.
Elektronik Posta (E-mail) İle Başvuru	Tarafınızca daha önce Şirketimize bildirilen ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle e-mail ile yapılabilecektir.	muhasebe@yaycili.com.tr	E-mail ileti içeriğinde işbu formda yer alan ilgili bilgi ve belgeler belirtilerek gereği yerine getirilecek ve konu kısmına “KVKK İlgili Kişi Başvurusu” yazılacaktır.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tarafımıza iletilmiş olan başvurularınız KVKK’nın 13. maddesinin 2. fıkrası gereğince, talebin niteliğine göre talebinizin bizlere ulaştığı tarihten itibaren otuz gün içinde yanıtlanacaktır. Yanıtlarımız KVKK’nın 13. maddesi hükmü gereğince yazılı olarak veya elektronik ortamdan tarafınıza ulaştırılacaktır.

I. Başvuru Sahibi iletişim bilgileri:

Ad Soyad                :

T.C. Kimlik Numarası             :

Telefon Numarası  :

E-Posta                                   :

Adres                                      :

 

 

 

 

II. Lütfen Şirketimiz ile olan ilişkinizi belirtiniz.

?  Çalışan Adayı ?  Mevcut Çalışan ?  Eski Çalışan	?  Stajyer ?  Çırak ?  Veli		?  İş Ortağı (Bayi, Tedarikçi vb.) ?  Müşteri ?  Diğer: ……………
Şirketimiz ile iletişimde olduğunuz Departman / Birim:
İletişim Konusu:
?  Eski Çalışanım Lütfen Şirketimizde çalıştığınız yılları belirtiniz:		?  Çalışan Adayıyım (İş Başvurusu Yaptım) Lütfen Şirketimize başvuru yaptığınız tarihi belirtiniz:
?   Müşteriyim Lütfen alışveriş tarihinizi belirtiniz:		?   Üçüncü Kişi Firma Çalışanıyım Lütfen çalıştığınız firmayı ve pozisyon bilgisini belirtiniz.
?   Diğer:

 

 

 

 

III. Lütfen KVK Kanunu kapsamındaki talebinizi detaylı olarak belirtiniz:

.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

 

 

 

 

 

IV. Lütfen başvurunuza vereceğimiz yanıtın tarafınıza bildirilme yöntemini seçiniz:

• Adresime gönderilmesini istiyorum.
• Elden teslim almak istiyorum.
• Formu gönderdiğim ve sisteminizde kayıtlı olan e-posta adresime cevap verilmesini istiyorum.
  (Vekâleten teslim alınması durumunda noter tasdikli vekâletnamenin veya yetki belgesinin mevcut olması ve işbu Başvuru Formuna eklenmesi gerekmektedir.)

 

Başvuru Sahibi İlgili Kişi'nin

Adı Soyadı:

Başvuru Tarihi:

İmza:

 

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA

İLGİLİ KİŞİ BAŞVURU FORMU AYDINLATMA METNİ

İşbu başvuru formu, başvurunuzun değerlendirilerek neticelendirilmesi için Şirketimiz ile olan ilişkinizi tespit etmek, başvurunuzda yer alan talepleri yanıtlamak, ilgili kişi olarak kişisel verilerinizi tespit etmek ve ilgili başvurunuza doğru ve kanuni süresinde cevap verebilmek için tanzim edilmiştir.

Şirketimizin, başvuru kapsamında kimlik ve yetki tespiti ve başvurunun değerlendirilmesi için ek bilgi ve belge talep etme hakkı saklıdır. Başvurunuz kapsamında ilettiğiniz taleplerinize ilişkin bilgi ve belgelerin yetkili kişi tarafından iletilmesi ve doğru ve güncel olması gereklidir. Yetkisiz bir başvuru yapılması halinde ve bilgilerin doğru ve güncel olmadığının tespiti halinde Şirketimiz, sorumluluk almayacaktır ve bu durumda Şirketimizin başvuruyu reddetme hakkı saklıdır.

İşbu formda belirtilen ve tarafımıza iletilen bilgi ve belgeler Kanun’un 13’üncü maddesi uyarınca yapılan başvurunun değerlendirilmesi, cevaplandırılması ve neticelendirilmesi amaçlarıyla sınırlı olarak Şirketimiz tarafından işlenecektir.

İşbu form ve başvuru kapsamında elde edilen bilgiler yazılı, sözlü olarak ve elektronik ortamda yahut fiziki ortamda toplanabilecektir. İşbu kapsamda yürütülen inceleme doğrultusunda ilgili bilgiler şirket ve iştirakleri ile söz konusu başvurunun neticelendirilmesi için avukatlık ofisi, danışmanlık şirketi gibi hizmet alınan üçüncü kişi ve şirketler ile paylaşılabilecektir. 6698 sayılı Kanun 11. Maddede yer alan haklarınızı işbu formda belirtilen usul ve koşullarda kullanabilirsiniz.

 

Başvuru Sahibi İlgili Kişi'nin

Adı Soyadı:

Başvuru Tarihi:

İmza:

 

 

 

 

YAYCILI KARDEŞLER PAZARLAMA TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

 

1.GİRİŞ

1.1 Amaç

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”) yürürlükteki mevzuat çerçevesindeYaycılı Kardeşler Pazarlama Ticaret Limited Şirketi’nin (Bundan sonra “Şirket” olarak anılacaktır.) tamamına uygulanmakta ve kişisel veri imha ile ilgili ulusal olarak kabul görmüş temel ilkelere dayanmaktadır. İlgili mevzuat kapsamında gerekli imha çalışmalarının yapılmasına ilişkin çerçeve ve esasları içermektedir.

 

Kişiler Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 7nci maddesinin üçüncü fıkrasında “Kişisel verilerin silinmesine, yok edilmesine veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esaslar yönetmelikle düzenlenir” hükmü yer almaktadır. Bu hüküm ve Kanun’un 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendine istinaden Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) hazırlanmış olup 28 Ekim 2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

 

Yukarıdaki düzenlemeye dayanarak, bu Politikanın amacı, Şirketin faaliyetlerinin yürütülmesinde işlediği kişisel verilerin, Yönetmeliğe uygun şekilde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

 

1.2.Kapsam

Şirkette görev yapmakta olan çalışanların, çalışan adaylarının, ziyaretçilerin, işbirliği içerisinde olduğumuz üçüncü kişilerin ve üçüncü kişilerin çalışanlarına ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Şirketin sahip olduğu ya da Şirket tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

 

1.3. Kısaltmalar ve Tanımlar

Kavram	Tanım
Alıcı grubu	Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi
Açık Rıza	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Anonim Hale Getirme	Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi
Elektronik Ortam	Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
Elektronik Olmayan Ortam	Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.
İlgili Kişi	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
İlgili kullanıcı	Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri
İmha	Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi
Kanun	6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Kayıt ortamı	Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı
Kişisel veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
Kişisel veri sahibi	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
Kişisel verinin işlenmesi	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi
Kişisel veri işleme envanteri	Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter
Kurul	Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Kurum	Kişisel Verileri Koruma Kurumu
Özel nitelikli kişisel veri	Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri
Periyodik imha	Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi
Politika	Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politika.
Sicil	Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicilini
Veri işleyen	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiyi
Veri kayıt sistemi	Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini
Veri sorumlusu	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder
Yönetmelik	28.10.2017 tarih ve 30224 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

 

2. SORUMLULUK ve GÖREV DAĞILIMLARI

Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

 

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım aşağıda verilmiştir.

 

Tablo 1: Saklama ve imha süreçleri görev dağılımları

Ünvan	Birim	Görev Tanımı
Bilgi İşlem Yetkilisi	Bilgi İşlem	Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması, periyodik imha sürecinin yönetimi, Veri Sahiplerinin taleplerinin yanıtlanması için gerekli denetim ve kontrollerin yapılması
Muhasebe Bölüm Müdürü	Muhasebe	Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması, periyodik imha sürenin yönetimi, 6100 sayılı TTK ve Vergi Mevzuatından kaynaklanan defter, belge saklama yükümlülüklerinin devamının ve yükümlülüklerin ortadan kalkıp kalmadığının kontrolü
İnsan Kaynakları Müdürü	İnsan Kaynakları	Personel kişisel verilerinin saklama süresine uygunluğunun sağlanması, periyodik imha sürecinin yönetimi, Personellerin Kanun’da belirtilen hakları ile ilgili aydınlatılması taleplerinin alınması ve cevaplandırılması

 

3.KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, Kurum tarafından Tablo 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Tablo 2: Kişisel veri saklama ortamları

Elektronik Ortamlar

Elektronik Olmayan Ortamlar

Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.) Yazılımlar (ofis yazılımları) Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. ) Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.) Optik diskler (CD, DVD vb.) Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.) Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi USB, harddisk gibi çıkarılabilir bellekler Masaüstü ve dizüstü bilgisayar

Kağıt Manuel veri kayıt sistemleri Yazılı, basılı, görsel ortamlar Klasörler Dosyalar

 

4. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Şirket tarafından; çalışan, stajyer, tedarikçi, tedarikçi yetkilisi, tedarikçi çalışanı, ürün veya hizmet alan kişi, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, hissedar/ortak, ziyaretçi ve sair üçüncü kişiler dahil gerçek kişilerin kişisel verileri KVKK’ya uygun olarak saklanır ve imha edilir.

Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

 

4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

Buna göre, Şirket faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

 

 

 

4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel verileri, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza eder. Bu kapsamda kişisel veriler;

• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
• 4857 sayılı İş Kanunu
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
• 6361 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

başta olmak üzere yürürlükte olan diğer ikincil mevzuatta yer alan saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

 

4.1.2. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar:

• Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi
• Çalışan adayı / stajyer / öğrenci seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi,
• Çalışanlar için iş akdi ve mevzuatlardan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi
• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi,
• Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi
• Fiziksel mekan güvenliği temini
• Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi
• Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi
• İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
• İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek
• İş Faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi
• İş sağlığı/güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi
• İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi
• Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Mal/hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi
• Mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi
• Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Organizasyon ve etkinlik yönetimi
• Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
• Taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini
• Tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
• Ürün/hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi
• Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini
• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
• Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi

 

4.2. İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişini açık rızasını geri alması,
• KVKK’nın 11. maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun kabul edilmesi,
• Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi veya yok edilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya KVKK’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması ve
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması

durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

 

5. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK’nın 12. maddesi ile 6. maddesinin 4. fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

 

5.1. Teknik Tedbirler

Şirkettarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan tedbirler aşağıda sayılmıştır;

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
• Şifreleme yapılmaktadır.
• Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.

 

5.2. İdari Tedbirler

Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan tedbirler aşağıda sayılmıştır;

• Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.

 

6. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

 

6.1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel veriler Tablo-3’te verilen yöntemlerle silinir.

Tablo 3: Kişisel verilerin silinmesi

Veri Kayıt Ortamı	Açıklama
Fiziksel ortamda yer alan kişisel veriler	Fiziksel ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak veya belgenin, ilgili kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilmeyecek şekilde güvenli bir ortamda saklanılması suretiyle silinmektedir.
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler	Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.
Veri tabanlarında yer alan kişisel veriler	İlgili kullanıcının, rol ve izin ataması yapılarak, veri tabanında yer alan kişisel verilere erişimi engellenmektedir.
Taşınabilir cihazlarda (USB, Hard disk, CD, DVD gibi) yer alan kişisel veriler	İlgili kullanıcının dosyaya erişimi engellenmektedir.

 

 

6.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Şirket olarak, kişisel verilerin hukuka uygun olarak yok edilmesi işlemini gerçekleştirebilmek amacıyla tarafımızca kullanılan yöntemler şu şekildedir:

Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Veri Kayıt Ortamı	Açıklama
Fiziksel ortamda yer alan kişisel veriler	Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
Çevresel (ağ cihazları, flash tabanlı ortamlar, optik sistemler vb.) ve yerel sistemlerde yer alan kişisel veriler	Kişisel veri içeren cihazlar; yakma, küçük parçalara ayırma, eritme gibi fiziksel işlemlerle yok edilmektedir. Ayrıca, demanyetize etme yöntemi ile aygıtın üzerinde yer alan kişisel veriler okunamaz hale getirilerek yok etme işlemi gerçekleştirilmektedir. Bununla birlikte; özel yazılımlar ile var olan verilerin üzerine rastgele veri girişi yapılması sonucu eski verilerin kurtarılmasının önüne geçilerek yok etme işlemi uygulanmaktadır.

 

 

6.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

 

7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirket tarafından, faaliyetler kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

• Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;
• Süreç bazında saklama süreleri ise iş bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.

 

Kişisel verilerin imha süreci, Şirkettarafından her bir ilişkiye uygun olarak ilgili mevzuat gözetilerek belirlenmiş olan saklama süreleri doğrultusunda yürütülmektedir. Saklama süreleri sona eren kişisel veriler,Şirkettarafından belirlenmiş olan periyodik imha sürelerinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

 

Tablo 5: Süreç Bazında Saklama ve İmha Süreleri Tablosu

SÜREÇ	SAKLAMA SÜRESİ	İMHA SÜRESİ
İnsan kaynakları çalışan süreçlerinin yürütülmesi	Çalışanın işten ayrılmasından itibaren 15 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk 6 aylık periyodik imha süresinde
Stajyerlere ilişkin süreçlerin yürütülmesi	İşten Ayrılmasından İtibaren 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk 6 aylık periyodik imha süresinde
Sözleşmesel ilişkilerin yürütülmesi	Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk 6 aylık periyodik imha süresinde
Kamera Kayıtları	Kayıt altına alınmasını takiben 1 ay	Kayıt Süresinin Sonunda Otomatik Olarak İmha Edilmekte
Muhasebe ve Finans Süreçlerinin Yürütülmesi	Kayıt altına alınmasını takiben 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk 6 aylık periyodik imha süresinde

 

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi “2.SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI” başlığı altında yer verilen departmanlartarafından yerine getirilir.

 

8. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Yönetmelik’in 11. maddesi gereğince periyodik imha süresi, Şirket tarafından, [6] ay olarak belirlenmiştir. Buna göre, Şirket her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

 

9. POLİTİKA’NIN YAYIMLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da İnsan Kaynakları Departmanında dosyasında saklanır.

 

10. POLİTİKA’NIN GÜNCELLEME PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyulduğunda ve değişen süreçler bulunduğunda güncellenir.

 

11. POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

İşbu Politika, Şirkete ait internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir.

Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları şirket kaşesi ve şirket yetkilisi imzası ile iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile İnsan Kaynakları Departmanı tarafından saklanır.